Para dar mais celeridade e modernizar os procedimentos internos que necessitam da consulta de arquivos, o Conselho Regional de Engenharia e Agronomia de Sergipe (Crea-SE) iniciou este mês de abril a digitalização de todo o seu acervo. Nessa fase será digitalizada quase um milhão de documentos referentes ao período de 1976 a 2014, um processo que deverá ser concluído em nove meses.
A digitalização do acervo documental é mais uma das ações previstas na agenda ambiental da gestão do presidente do Crea-SE, engenheiro agrônomo Arício Resende, pois visa a racionalização na geração de documentos em meio físico, e consequente redução de resíduos. “Este processo contribui para a sustentabilidade ambiental com a redução de documentos impressos e, também, dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários, colaboradores e profissionais de forma mais econômica e ágil”, explica o presidente do Conselho.
Outro grande benefício é o ganho significativo de tempo na localização do documento e de suas respectivas informações. Sem este recurso é necessário deslocar um colaborar até o arquivo, desperdiçar alguns minutos até
que a consulta seja finalizada, já com a digitalização a procura se torna prática e ágil. É possível localizar os arquivos em pouco tempo sem sair do lugar.
Nessa primeira fase, a digitalização será feita em todo o acervo da Gerência de Registro e Cadastro (GRC). Em seguida será estendida para os demais setores do Crea. “A digitalização do arquivo é um desejo antigo e que nessa gestão teve efetividade, com isso a rotina de procedimentos da GRC passa a ser facilitada”, destacou a gerente da GRC, Mayra Silva Ramos.
A gerente de Planejamento e Orçamento do Crea-SE, Amanda Marchi, destacou que este é mais um importante passo na informatização do Conselho. “Todo o processo deve ser
finalizado em nove meses. Nesse primeiro momento está sendo feito o tratamento dos documentos, depois acontece à digitalização e, posteriormente o upload desses arquivos no sistema. Este sem dúvida é mais um marco da adequação do Crea-SE às plataformas digitais”, pontuou ela ao frisar que o processo está sendo executado com recursos do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea), através do Programa de Desenvolvimento Sustentável (Prodesu) e do Programa de Desenvolvimento de Atividades Finalísticas (Prodafin).